订舱邮件自动化:托书邮件到承运商订舱全链路无人值守
业务员每天把客户托书邮件转发到专用邮箱(阿里企业邮)。托书是客户自制表格,字段名、行列、语言各异:航线有的在主题、有的在表格;毛重写法各异;HS 码常与货名同格;合约号没有,只能按货物类别推断。此前流程:逐封打开托书→手工读 9 个字段→登录达飞订舱网站逐项填写→等达飞发来「放舱确认/未接受」邮件,人工比对归档。全程须在装了影刀客户端的 Windows 机器上完成,承运商不提供对外 API。
- 托书格式一票一样且信息残缺:合约号托书里没有,毛重单位写法各异,HS 码常与品名挤在同一格。
- 把「追客户补字段」当主要补救手段不可靠:41 封字段索取邮件仅 7 封获回填(17%)。
IMAP 每 120 秒轮询收件箱,白名单校验发件人,按主题、托书附件、正文截图三源解析:主题用正则抽航线与箱型箱量,托书用标签锚定加相邻格取数,两源按数值字段托书优先、港口主题优先合并
客户当时卡在哪
- 托书格式一票一样且信息残缺:合约号托书里没有,毛重单位写法各异,HS 码常与品名挤在同一格。不解决的代价:单票 5–10 分钟纯手工录入;箱型/毛重/HS 任一录错会被拒单或要求改单
- 把「追客户补字段」当主要补救手段不可靠:41 封字段索取邮件仅 7 封获回填(17%)。不解决的代价:41 次客户打扰,往返等待以小时计;平均每 2 票就有 1 票走过发信等回信路径
- 承运商没有开放 API,订舱只能在 Windows 客户端/网页上人工点,必须有人守在装有影刀的机器前。不解决的代价:订舱时效被坐席在岗时间绑定;夜间到达的托书平均压到次日处理
- 达飞回执邮件正文只有达飞自己的单号、没有托书号,人工比对归档靠肉眼在两张表之间找。不解决的代价:每份回执一次人工比对加手动存 PDF;漏判会把未接受当成已放舱,影响装箱计划
- 试运行期一次集体故障:邮件签名里一张 BMP 冒充 PNG 的 logo不解决的代价:32 条订舱单在一次缺陷期内被卡到 failed,需人工逐一重做,缺陷潜伏数日才定位
FDE 怎么干的
IMAP 每 120 秒轮询收件箱,白名单校验发件人,按主题、托书附件、正文截图三源解析:主题用正则抽航线与箱型箱量,托书用标签锚定加相邻格取数,两源按数值字段托书优先、港口主题优先合并
关键判断:主路径必须是 Python 规则,LLM 只做旁路兜底,而不是把整封邮件丢给大模型。规则可重现、可审计、可回归,token 成本可控,且承运商字段有硬格式,模型幻觉的代价是订错舱。
只有规则层出现缺字段时才调 deepseek-chat,有内嵌截图时同时走视觉模型。模型返回的每个字段都要过白名单与格式校验,不合法一律当空并进缺字段列表;模型判出的内部字段另有兜底值与留痕。
关键判断:模型输出永远不当事实,只当候选值,由规则层最终裁决;模型判不出来时不能让整单卡死,合约号按配置兜底、毛重按默认值上报,但必须把兜底痕迹写进日志,保证事后能分辨真假。
自研 dispatcher 把 9 个入参原子写入文件并改写触发信号文件,影刀 RPA 监听后登录达飞官网代填提交,完成后用 HTTP 回调把结果打回本地面板;
关键判断:不逆向承运商接口、不碰验证码,用 RPA 走人在操作界面的合法路径;触发用文件信号而非 API,简单可靠且便于人工补跑;触发后必须立刻把本地状态置为在途,否则下一轮轮询会重复派单。
达飞回执邮件单独走一条通道,主题特征命中即判为结果通知而不建单,从正文抽承运商单号后与订单逐字匹配,成功则置已订舱并归档回执 PDF,未接受则置失败,匹配不上进待补判队列每轮重扫。
关键判断:任何自动化动作都要留下可回溯的状态与证据,并且必须给人留一键接管的口子,宁可拦住可疑单让人确认,也不能把可疑数据静默送去订舱。同时把一封邮件只生成一条订舱单定为业务粒度。
完整经过
作者亲述:方案取舍、走过的弯路、怎么说服客户背景
业务员每天把客户托书邮件转发到专用邮箱,逐封手工读出 9 个字段,再登录达飞订舱网站逐项填写,等回执邮件后人工比对归档。托书格式一票一样、信息天然残缺,承运商不提供对外 API,只能在装有影刀 RPA 的 Windows 机器上人工操作。
怎么打
主路径定为 Python 规则解析:IMAP 轮询收信、白名单校验、主题与托书双源解析、格式守卫后生成达飞 9 个入参。只有规则层缺字段时才调大模型兜底,模型输出一律当候选值,由规则层裁决。RPA 承接最后一公里,用文件信号唤起影刀代填,回调写回订单号。达飞回执邮件单独走一条通道,自动匹配订单、落盘 PDF、更新状态,并保留人工接管面板。
结果
19 天内 89 封邮件全部自动处理,自动建立 77 条订舱单,无人工录单。邮件到达至自动派发中位数 8.8 分钟,建单至拿到回执中位数 18.2 分钟。单轮扫描从 112 秒降至 22 秒,每轮大模型调用从 10~12 次降至 2 次。77 条中 74 条零重试一次成功。
边界
只对接达飞单一承运商,换船司需重配参数与 RPA 流程。走 RPA 界面自动化,网站改版、验证码、登录态失效需人工跟进。回执匹配只靠订单号逐字比对,无航线校验。模型兜底口径是「能订上优先」,数值不保证真实,需人工复核。
踩过的坑
只写顺利过程的案例,客户默认是包装过的这个方案解决不了什么
敢写边界,才说明真的做过- ×只对接达飞(CMA CGM)单一承运商:换船司需要重配 9 个入参字典与另一套 RPA 流程,参数不通用。
- ×承运商无对外 API,走 RPA 界面自动化:网站改版、弹窗、验证码、登录态失效都需人工跟进;
- ×放舱回执匹配目前只靠承运商订单号逐字子串比对,没有航线校验:一旦订单号被填错,会把不相干的票静默标成已放舱。
- ×模型兜底口径是「能订上优先」:模型调用失败时合约号用配置兜底、毛重按默认值 13000 上报,数值不保证真实,仍需人工复核。
结果
每个指标都附统计口径证据清单
可信度的物理载体。证据越具体,等级越高。
核验型证据原件仅对已认证成员开放
登录并完成认证后查看 →核验型证据的项目名对所有人可见 —— 让你知道作者提供了什么,但不公开原件;标「展示」的截图 / 动图经审核脱敏后全员可见。
正在确认权限…
客户见证人
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提问与质疑
一条被认真回应的质疑,比十条好评更能建立信任请问自动订舱大约要开发多久啊?支持哪些船公司?
